Mehr Überblick, weniger Aufwand: Was ein TMS wirklich bringen kann

In a nutshell: Ein TMS kann nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch die Kostenkontrolle revolutionieren und die Flexibilität bei der Carrier-Anbindung deutlich erhöhen. Logistikleiter Frank Geschwinde betont, wie wichtig es ist, den eigenen Bedarf genau zu kennen und den Fokus auf den Kern-Business Case zu legen statt sich von einem überladenen Funktionskatalog verleiten zu lassen.

Als Frank Geschwinde vor der Aufgabe stand, ein neues Transport Management System (TMS) einzuführen, ging es nicht einfach nur um Software. Das Ziel war, die Logistikprozesse langfristig flexibler, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. 

„Wir wollten nicht bei jeder neuen Dienstleister-Ausschreibung wieder mit starren Schnittstellen starten und in aufwendige IT-Projekte abrutschen“, erklärt Frank. Anlass war eine konkrete Ausschreibung, bei der das bisherige Setup keine einfache Anbindung neuer Carrier ermöglichte. 

Anders als bei vielen TMS-Projekten, bei denen Laderaumoptimierung oder Routenplanung im Vordergrund stehen, ging es hier vor allem um die Anbindung und Kommunikation mit Partnern. Eine Besonderheit: Das bestehende ERP-System war nicht SAP-basiert. Viele Anbieter schieden dadurch sofort aus. 

In einer intensiven, rund dreimonatigen Marktanalyse sichtete Frank zahlreiche Optionen. „Ich hätte nicht gedacht, dass so viele Anbieter sofort abwinken, wenn man kein SAP hat“, erinnert er sich. Am Ende fiel die Wahl auf eine Lösung, die passgenau auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten war — kein Standardpaket mit unnötigen Funktionen. „Der Anbieter hat zugehört, was wir wirklich brauchen, und uns kein riesiges All-in-One-System verkauft“, sagt Frank. 

Der Go-Live gelang in nur drei Monaten. Möglich machte das ein schlankes Team aus internen Entwicklern, dem Order Management und dem externen Partner. 

Ein zentraler Effekt des neuen Systems: volle Kostentransparenz. Statt pauschaler Versandkosten flossen nun exakte Werte in die Aufträge ein — besonders bei Expresssendungen ein Gamechanger. „Vorher haben wir die Kosten oft unterschätzt. Jetzt konnten wir sofort sehen, wie sich jede Versandart auf die Marge auswirkt“, erklärt Frank. 

Auch die Flexibilität bei der Carrier-Anbindung stieg deutlich. Neue Dienstleister konnten einfach hinzugefügt oder ausgetauscht werden, ohne erneut aufwendige Schnittstellenprojekte zu starten. Änderungen bei den Spediteurs-Spezifikationen wurden im Hintergrund vom TMS-Partner verwaltet, wodurch sich die Komplexität spürbar verringerte. 

Zusätzlich verbesserte sich das Eskalationsmanagement. Verzögerungen oder beschädigte Sendungen wurden automatisch gemeldet, sodass der Vertrieb proaktiv auf Kunden zugehen konnte. Das nahm Druck aus der Kommunikation und steigerte die Kundenzufriedenheit. 

Nach dem erfolgreichen Start folgte eine Erweiterung: die automatisierte Rechnungsprüfung. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten wurden sofort gekennzeichnet — ein Prozess, der vorher viele Stunden Excel-Arbeit erforderte. „Heute dauert das nur noch wenige Sekunden“, berichtet Frank. 

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