Warum PURELEI den Adventskalender lieber selbst verschickt

In a nutshell: Nach drei Jahren mit externem Versanddienstleister übernahm PURELEI 2024 kurzfristig den Versand seines Adventskalenders wieder selbst – und will das in diesem Jahr wiederholen. Im Gespräch erzählt Logistikleiter Sebastian Imhof, was sie daraus gelernt haben, wie sie saisonale Peaks planen, warum standardisierte Abläufe so wichtig sind – und in welchen Bereichen sie trotzdem auf externe Spezialisten setzen.

Johanna: Wie sieht eure Logistik denn grundsätzlich aus – was macht ihr selbst, was gebt ihr raus?

Sebastian: Wir machen eigentlich fast alles selbst. Zwei große Themen haben wir bisher regelmäßig ausgelagert: den Mahina Club, also unser monatliches Abo-Modell, und den Versand vom Adventskalender. Beim Mahina Club kommt’s immer auf den Monat an. Wenn eine Sales-Aktion dazukommt, wird’s intern eng, dann geben wir den Versand ab. Letztes Jahr haben wir das sechsmal gemacht – das fällt immer in Monate, wo sowieso schon viel los ist.

Und was ist da genau drin – im Mahina Club?

Das ist ein Schmuck-Abo. Du bekommst als Kund*in jeden Monat exklusive Schmuckstücke. Immer eine Kette, mal mit Ohrringen oder mal mit einem Armband – je nachdem, was wir geplant haben. Du kannst das monatlich abonnieren oder direkt für drei, sechs oder zwölf Monate. 

Ihr verschickt den Adventskalender jetzt wieder selbst – wie kam’s dazu?

Das ist unser größtes Projekt im Jahr. Wir planen mit etwa 100.000 Stück. Vor fünf Jahren haben wir das noch komplett selbst gemacht, aber da waren die Stückzahlen deutlich niedriger. Die letzten zwei Jahre lief der Versand über einen Dienstleister – aber das hat nie richtig gut funktioniert. Einmal wurde nicht korrekt verschickt, dann doppelt, weil kein klarer Ablauf dahinter war. Letztes Jahr kam wieder was Größeres auf – und dann haben wir gesagt: So können wir nicht weitermachen. Ich glaube, das war Anfang September. Und dann haben wir kurzfristig entschieden, den Versand selbst zu übernehmen.

Und wie habt ihr das dann konkret gemacht – also logistisch?

Der Kalender wird bei einem Konfektionär bestückt und dann zu uns geschickt. Die meisten Bestellungen beinhalten einen einzigen Kalender. Wir lagern das palettenweise – 126 Stück auf einer Palette – und können die Versandlabels im Bulk ausdrucken. Das geht ruckzuck. Wir wissen genau, wie gepickt und gepackt wird, und dadurch lief das letzte Jahr wirklich gut. Deshalb machen wir’s dieses Jahr wieder intern.

Habt ihr da nicht auch überlegt, einfach den Dienstleister zu wechseln?

Theoretisch ja, aber realistisch war das keine Option. Du findest nicht einfach so einen Partner, der ein Projekt dieser Größenordnung kurzfristig übernimmt. Die brauchen oft viele Wochen allein für die Integration. Das war zeitlich nicht drin. Bei uns im Lager steht alles, die Systeme sind da, die Leute sind geschult – wir konnten sofort loslegen.

Ist das jetzt sozusagen dauerhaft die Lösung, dass ihr den Versand intern macht?

Für dieses Jahr auf jeden Fall. Wir haben gesehen, dass es funktioniert. Ob wir’s dauerhaft machen, müssen wir sehen. Aber es fühlt sich gut an, die Kontrolle über so ein wichtiges Projekt wieder selbst zu haben.

Gibt’s denn andere Prozesse, bei denen ihr gerade überlegt, sie abzugeben?

Ich bin gerade dabei, unseren Gravurservice an einen Dienstleister zu geben. Der läuft richtig gut, wird von den Kund*innen super angenommen. Aber intern sind wir da limitiert. Ich habe das damals selbst eingeführt – mit allem drum und dran – aber das frisst viel Zeit und ist technisch aufwendig. Wir bieten aktuell nur drei Schriftarten und ein paar gravierbare Produkte. Ein externer Partner könnte viel mehr. Zum Beispiel auch handschriftliche Gravuren oder sogar Bildgravuren. Das wäre für unsere Kund*innen ein echter Mehrwert.

Was ist euch intern besonders wichtig – also worauf wollt ihr euch konzentrieren?

Fokus. Wir wollen das, was wir machen, richtig gut machen – Pick, Pack, Versand. Gravur ist ein Spezialthema. Wenn wir das rausgeben, können wir unsere Energie auf die Dinge richten, die wir im Griff haben und mit denen wir schnell und zuverlässig arbeiten können.

Wie geht ihr mit den saisonalen Peaks um, gerade Richtung Jahresende?

In Q4 holen wir uns zusätzliche Unterstützung über Leiharbeitsfirmen. Früher hatten wir mal 25, 30 Externe gleichzeitig im Einsatz. Heute brauchen wir höchstens noch fünf bis zehn – wenn überhaupt. Aber es wird schwieriger, gute Leute zu finden. Wir planen vier bis sechs Wochen vorher, arbeiten mit Probetagen und schauen genau hin, wer ins Team passt. Es ist jedes Mal ein Kraftakt.

Ihr schafft ja heute mehr mit weniger Leuten – wie habt ihr das hinbekommen?

Als ich hier angefangen habe, waren wir mit 90 Leuten in drei Schichten unterwegs. Heute schaffen wir mit 40 Leuten in einer Schicht dieselbe Anzahl an Bestellungen. In Peakphasen sind das 8.000 bis 10.000 am Tag. Der Unterschied ist: Früher hatten wir aggressive Sales-Aktionen – bis zu 70 % Rabatt – und plötzlich 30.000 Bestellungen an einem Tag. Heute ist das gleichmäßiger. Wir machen Aktionen mit Mindestbestellwert und moderateren Rabatten. Das lässt sich viel besser planen.

Was hat euch dabei am meisten geholfen?

Früher hat jeder gepackt, wie er wollte. Heute haben wir feste Standards, auf die alle geschult sind. Jeder macht’s gleich, jeder weiß, was zu tun ist. Dadurch sind wir viel effizienter – und können auch viel besser abschätzen, wie viel Volumen an einem Tag überhaupt möglich ist.

Habt ihr schon Dinge automatisiert – oder plant ihr das?

Ein bisschen, ja. Wir haben zum Beispiel an den Packplätzen ein Förderband gebaut. Die Mitarbeiter müssen die Kartons nicht mehr selbst wegtragen, sondern legen sie einfach aufs Band. Das wird dann sortiert und geht direkt zu den Carriern. Das hilft enorm – spart Zeit, entlastet das Team. Aber bei uns fahren keine Roboter durch die Halle.

Wie flexibel seid ihr aktuell aufgestellt, was Schichten angeht?

Wir arbeiten aktuell in einer Schicht – 6 bis 14:30 Uhr. Nur wenn’s wirklich drauf ankommt, wie beim Versand des Adventskalenders oder dem Birthday Sale im August, arbeiten wir mal länger oder machen eine Samstagsschicht. Aber das ist selten. Früher mit den drei Schichten hatten wir enorme Personalkosten, inklusive Schichtzulagen. Heute sparen wir das – und haben denselben Output.

Wie trefft ihr solche Entscheidungen – wie etwa beim Versand?

Ich entscheide sowas nicht allein. Wenn wir z. B. überlegen, ob wir den Adventskalender wieder selbst verschicken, bespreche ich das mit meinen Teamleads. Wir schauen gemeinsam, was machbar ist. Wenn alle sagen: Das kriegen wir hin – dann machen wir’s. Beim Kalender war das schnell klar. Und finanziell lohnt sich das für uns auch.

Gab es da Schwierigkeiten, als ihr den Versand so kurzfristig wieder übernommen habt?

Eigentlich nicht. Wir hatten die Prozesse schon getestet – als wir den Versand letztes Jahr plötzlich übernehmen mussten. Die ersten paar Tausend Bestellungen waren knackig, aber danach kam’s gut verteilt rein. Wir haben genug Platz und ein eingespieltes Team. Das lief einfach.

Wie findet ihr eigentlich passende Dienstleister – gerade für sowas wie Gravur oder Konfektionierung?

Oft über Partner oder Empfehlungen. Beim Konfektionär für den Adventskalender arbeiten wir jetzt im dritten Jahr mit dem gleichen Anbieter – super zuverlässig. Nur der Versand war das Problem. Die Konfektionierung selbst ist extrem aufwendig – 25 Türchen pro Kalender – das können wir intern gar nicht leisten. Aber den Versand, den kriegen wir gut hin.

Und die Stores, die ihr jetzt habt – wirkt sich das auf eure Logistik aus?

Eigentlich nicht. Die Reorder für die Stores laufen wie ganz normale Bestellungen einmal die Woch bei uns rein, das bearbeiten wir dann ganz normal und schicken es raus. Aber es ist cool, die Produkte mal live zu sehen – das kommt bei unseren Kundinnen total gut an. Es macht einfach was anderes, in so einem Store zu stehen, als nur online zu bestellen.

Was kommt bei euch als Nächstes – was habt ihr auf dem Schirm?

Wir liefern auch an Plattformen wie Amazon oder Zalando. Aktuell prüfen wir den Schmuck hier und schicken ihn dann weiter. Künftig könnten wir uns vorstellen, den Versand komplett selbst zu übernehmen. Wir haben unser Lager gerade nochmal umstrukturiert – da ist noch Luft.

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