Transportnetzwerke mit FAP-Daten optimieren - Antworten aus dem even Webevent mit Infios

In a nutshell: Viele Unternehmen behandeln die Frachtkostenprüfung noch immer als lästige Pflichtaufgabe. Rechnungen mit hunderten Seiten werden oft nur stichprobenartig oder mühsam in Excel kontrolliert, während unberechtigte Zuschläge unbemerkt bleiben. Doch der eigentliche Wert von Freight Audit & Payment (FAP) liegt nicht nur im Aufdecken von Fehlern: Es geht um die Gewinnung hochwertiger Daten, die als Basis für die Carrier-Auswahl, Tarifverhandlungen und die gesamte Netzwerkoptimierung dienen. 

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Früher landeten bei Andreas im ersten Job nach der Ausbildung die Rechnungen der Transportdienstleister stapelweise auf dem Schreibtisch. 200, 300 oder mehr Seiten pro Rechnung waren keine Seltenheit. Die Prüfung? Reine Handarbeit. Später halfen kleine Excel-Skripte, doch der Prozess blieb mühselig und fehleranfällig: Welche Zuschläge sind berechtigt? Warum zahle ich diesen Tarif extra? Eine „Hassaufgabe“, die viele Logistiker kennen. 

Heute zeigt sich: Manuelle Prüfung stößt bei wachsender Komplexität und mehreren Carriern schnell an Grenzen. Gemeinsam mit Patrick Achatz, Senior Sales Director bei Infios, haben wir im even Webevent beleuchtet, wie Freight Audit & Payment (FAP) den Schritt von der lästigen Kontrolle zur strategischen Netzwerkoptimierung ermöglicht.  

Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse und Fragen aus dem Live-Webinar für dich zusammengefasst: 

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „FAP-Daten“? 

Patrick: Wir haben zwei Themen: Falsche Rechnungen, die korrigiert werden müssen. Und im nächsten Step neue Erkenntnisse aus den Daten, die sich auf die Carrier-Auswahl oder auf die Netzwerkplanung auswirken können.  

Tatsächlich war die Idee wirklich zu sagen: Ich habe verschiedene Datenquellen, aus denen Informationen eigentlich zusammenfließen sollten, was sie aktuell nicht tun. Das macht letztlich FAP, dass wir sagen: Wir führen diese Daten zusammen.  

Warum verzichten viele Unternehmen trotz des hohen Sparpotenzials immer noch auf eine detaillierte Prüfung? 

Patrick: Mit der Anzahl der Sendungen und Carrier steigt die Komplexität massiv. Und dann habe ich plötzlich eine komplett andere Rechnungsstruktur. Oft fehlt schlicht die Zeit, jeden Zuschlag bei jedem Dienstleister manuell zu hinterfragen. 

Wie hoch ist die Fehlerquote bei Frachtrechnungen in der Praxis wirklich? 

Patrick: Wir stellen fest in den Auswertungen, die wir fahren, dass teilweise bis zu 20 Prozent der Zuschläge nicht gerechtfertigt sind. Aber selbst wenn es 10 % sind. Oder selbst wenn es 5 % sind – sind es Kosten, die entstehen, die nicht entstehen müssten 

Was passiert, wenn das System eine Abweichung oder einen ungerechtfertigten Zuschlag findet? 

Patrick: Die betroffene Sendung bekommt im System einen Flag. Dann kann sie entsprechend automatisch reklamiert werden. Man kann entsprechend über Anbindungen zu den jeweiligen Carriern direkt dann die Reklamation raisen und ins Gespräch mit dem Carrier gehen. 

Kann ich die Daten auch nutzen, um meine Service Level Agreements (SLAs) zu überwachen? 

Patrick: Ja, sofern Tracking-Daten integriert sind. Werden die Service Level tatsächlich so eingehalten, wie ich sie eingekauft habe? Ist es notwendig, dieses Service Level einzukaufen? Oder kann ich vielleicht doch mit einem Standardversand gehen, weil die Zustellung in der Regel vielleicht ähnlich schnell ist? Je klarer die Daten aufbereitet sind, umso einfacher sind diese Ableitungen.  

Hilft mir die Software auch bei der nächsten Preisverhandlung mit den Carriern? 

Patrick: Absolut. Man spricht nicht mehr nur über pauschale Rabatte, sondern über Fakten. Das sind die Kunden, die verstehen, was bei ihnen im Transport passiert, weil man plötzlich auch über Zuschläge spricht.  

Fazit: Transparenz schlägt Bauchgefühl 

Das even Webevent mit Infios hat verdeutlicht, dass moderne Rechnungsprüfung weit über das bloße „Geld-Zurückholen“ hinausgeht. Wer seine FAP-Daten im Griff hat, identifiziert strukturelle Schwächen im Netzwerk, optimiert die Carrier-Auswahl anhand echter Performance-Werte und verhandelt Verträge auf Augenhöhe. Weniger manuelle Arbeit bedeutet hier nicht weniger Kontrolle, sondern deutlich mehr strategische Schlagkraft.  

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