Systemschmerzen erkennen: Wann dein Lager das falsche WxS-Setup hat

In a nutshell: Wenn Prozesse im Lager ins Stocken geraten, ist nicht immer der Mensch schuld – oft liegt es am Zusammenspiel der Systeme. Von Staus an Toren über Lücken im Regal bis zu manuellen Workarounds im Reporting: Typische „Systemschmerzen“ zeigen, dass das WxS-Setup nicht richtig abgestimmt ist. Im Beitrag erfährst du, wie sich diese Symptome äußern, welche Ursachen sie haben und wie du sie frühzeitig erkennst.

Diesen Beitrag und viele weitere rund um die Auswahl und Einführung moderner Lager-IT-Systeme findest du im ersten even Report, unserem praxisnahen Leitfaden State of WxS 2025: Cloud, KI und ROI.

Stell dir den ersten Montag nach dem Black-Friday-Wochenende vor. Du öffnest das Hallentor, und schon in der Zufahrt stapeln sich Paletten – alle mit roter „PRIO 1“-Markierung. Im Lager stehen Pickwagen kreuz und quer, weil die Nachschubrouten wieder zu spät kamen. Am Leitstand flackert ein Excel-Sheet, das eigentlich nur gestern Abend schnell als Notlösung gedient hätte. Und während du noch überlegst, wo du anfängst, fragt jemand aus dem Vertrieb am Telefon: „Wann geht denn endlich meine Eilbestellung raus?“

Solche Tage sind kein Zufall. Sie sind das untrügliche Zeichen dafür, dass euer Warehouse-Setup – egal ob WMS, WCS oder WES – nicht mehr zum Rhythmus deines Geschäfts passt. Logistik sollte klingen wie ein eingespieltes Orchester; wenn stattdessen jeder Musikerin ihr*sein eigenes Tempo hält, spürst du das als Systemsymptom: Engpässe, Fehler, hektische Workarounds.

Ich möchte mir, gemeinsam mit dir, diese Schmerzen genauer anschauen. Nicht, um Finger in Wunden zu legen, sondern um klar zu erkennen, wo dein Lager schreit, wer es zuerst hört und warum falsche Annahmen bei der Systemwahl oft die wahre Übeltäterin sind. Denn erst wenn du die Symptome verstehst, kannst du dich von ihnen lösen, sodass Montage wie dieser wieder Routine werden. Kein Alarmstart und nicht der Beginn einer Feuerwoche.

Warnsignale in den Lagerprozessen

Ein ineffektives Lagerverwaltungssystem macht sich vor allem operativ bemerkbar, vom Wareneingang bis zum Versand. Typische Engpässe in den einzelnen Prozessen deuten darauf hin, dass das aktuelle WxS-Setup nicht optimal unterstützt. Oft gilt: Wenn Abläufe manuell, langsam oder fehleranfällig sind, statt digital koordiniert und effizient, ist das ein Alarmsignal. Im Folgenden einige Symptome in zentralen Lagerbereichen:

Wareneingang: Stau am Lagertor

Beim Wareneingang zeigt sich ein schwaches System schnell durch Verzögerungen und Medienbrüche. Eingehende Ware wird nicht zügig erfasst, etwa weil Barcode-Scanner, Barcodes generell oder Schnittstellen fehlen und jeder Posten manuell geprüft werden muss. Die Konsequenzen sind Puffer und Rückstaus an der Rampe sowie Phantombestände: Artikel liegen physisch im Lager, sind aber im System (WMS) noch nicht eingebucht – und demzufolge für die Kommissionierung nicht verfügbar. Lagerteams verbringen also unnötig viel Zeit mit Lieferscheinkontrollen und Etikettieren, während der Bestand im ERP/Shop fälschlich als „nicht vorrätig“ angezeigt wird. Solche Wareneingangsengpässe führen direkt zu Verzögerungen im gesamten Fulfillment, etwa wenn Aufträge storniert werden müssen, weil die Ware offiziell nicht verfügbar ist. Jeder Tag ungebuchte Ware bindet Working Capital. 

Symptom: Es bilden sich regelmäßig Stapel unverbuchter Paletten und Neuware, es bleiben Bestellungen aus oder erste Kundenbeschwerden über nicht lieferbare Produkte treffen ein.

Nachschub und Bestandsauffüllung: Lücken im Regal

Ein weiteres Warnsignal für Systemschwächen sind häufig leere Pick-Plätze und ad-hoc-Nachschubfahrten. Wenn das WxS-Setup den Nachschub nicht proaktiv steuert, müssen Mitarbeiter* innen manuell überwachen, wann Artikel zur Neige gehen. Die Folge sind stockende Kommissionierprozesse – Kommissionierer stehen vor leeren Fächern, weil das System kein rechtzeitiges Auffüllen angestoßen hat. Oft zeigt sich hier eine fehlende Bestandslogik: das System kennt vielleicht keinen Meldebestand oder kann keine prioritätsbasierten Umlagerungen veranlassen. Dieses Symptom spüren vor allem die Mitarbeitenden in der Kommissionierung, die auf Nachschub warten, und die Lagerleitung, wenn Aufträge liegenbleiben. Auch Überbestände deuten auf ein falsches System hin: Ohne intelligente Bestandsführung lagert zu viel langsamdrehende Ware, während Renner fehlen, was Umsatzeinbußen und chaotische Umlagerungen verursacht. Jeder leere Pickplatz kostet dich kostbare Zeit und Fläche.

Symptom: Häufung von Fehlbeständen trotz vollem Lager und manuelle „Feuerwehraktionen“ im Nachschub.

Kommissionierung: Lange Wege und hohe Fehlerquote

In der Picking-Zone zeigen sich Systemmängel durch ineffiziente Wege und Fehlgriffe. Wenn das Lagerverwaltungssystem keine optimierten Pickrouten berechnet, laufen Mitarbeiter*innen unnötig weite Strecken (Diese Herausforderung kann übrigens auch durch fehlende ABC-Klassifizierung im Bereich Nachschub und Bestandsoptimierung ihren Ursprung finden). Unkoordinierte Picklisten (“pick by paper”) führen dazu, dass ein Teil der Belegschaft hetzt, während andere Leerlauf haben. Das führt sowohl zu Engpässen als auch zu unausgelasteten Ressourcen. Lange Kommissionierwege ohne Systemführung erhöhen nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch die Fehlerquote. Häufige Kommissionierfehler (falsche Artikel oder Mengen gepickt) sind ein deutliches Zeichen: Offenbar fehlen systemseitige Prüfmechanismen wie Scan-Verifizierungen oder auch Gewichtskontrollen o.ä. Die Folgen spüren Kunden direkt in Form falscher Lieferungen und steigender Retourenquote. Moderne WMS bieten hier Abhilfe, indem sie den Mitarbeiter*innen Schritt für Schritt die richtigen Entnahmepositionen vorgeben und Fehler damit drastisch reduzieren. 

Symptom: Picker laufen mit Papierlisten kreuz und quer durchs Lager, Fehlgriffe häufen sich und Retouren nehmen zu.

Sortierung und Verpackung: Manuelle Konsolidierung

Das Konsolidieren und Verpacken der kommissionierten Aufträge gerät oft zum Flaschenhals, wenn das System hier nicht unterstützt. Typische Anzeichen sind überlastete Packplätze und manuelle Sortieraktionen: Mitarbeiter*innen müssen z. B. erst alle Artikel einer Bestellung händisch zusammenführen, weil das System keine Multi-Order-Kommissionierung oder Zwischenpuffer kennt. Fehlende Standardisierung im Packprozess verschärft das Problem: Jede*r verpackt nach eigenem Gutdünken, was zu ungenutztem Füllraum oder ungeeigneter Verpackung führt. Ein falsches WxS-Setup zeigt sich auch daran, dass keine Packanweisungen oder Versandscheine automatisch bereitgestellt werden. Die Mitarbeitenden im Packbereich wühlen sich dann durch Auftragszettel und suchen passende Kartongrößen, während im Hintergrund Aufträge warten. 

Symptom: Das Packteam kämpft darum, die Bestellungen zusammenzustellen, und es gibt keine Transparenz, welche Pakete versandfertig sind.

Versandabwicklung: Inselprozesse ohne Integration

Im Versandbereich deuten medienbruchhafte Abläufe klar auf ein unzureichendes System hin. Ein Beispiel: Transportdokumente und Versandlabel werden außerhalb des WMS manuell in Spediteursportalen erstellt. Wenn die Versandabteilung Trackingnummern per Copy- Paste ins System spielen muss oder keine automatische Sendungsverfolgung möglich ist, fehlt offensichtlich eine Integration des WMS mit den Versanddienstleistern. Auch Verzögerungen an der Laderampe signalisieren Systemschwäche, etwa wenn fertig kommissionierte Aufträge zu spät an den Kurier übergeben werden, weil die Tourenplanung nicht ans System gekoppelt ist. Die Folgen: Liefertermine werden gerissen und Kunden erhalten keine proaktive Benachrichtigung, was Beschwerden nach sich zieht. 

Symptom: Die Versandabteilung arbeitet mit separaten Tools (Excel, Pakettool neben dem WMS, und es kommt regelmäßig zu verspäteten Auslieferungen oder fehlenden Tracking-Updates.

Reporting und Steuerung: Blindflug im Tagesgeschäft
 

Ein besonders ernstes Zeichen für ein falsches Systemsetup ist, wenn Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten fehlen. Lagerleitung und Controlling laufen sprichwörtlich im Blindflug: Das System liefert keine Echtzeit-Dashboards über Bestand, Auftragsstatus oder Engpässe. Wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) lassen sich mangels zuverlässiger Daten kaum ermitteln. Beispielsweise sind Inventurdifferenzen an der Tagesordnung, ohne dass die Ursache klar wird – ein Hinweis, dass das WMS veraltet ist und keine permanente Inventur oder Bestandsabgleich bietet. Auch die Auftragssteuerung leidet: Kann das System nicht priorisieren oder Lasten ausgleichen, muss die Schichtleitung händisch Aufgaben umverteilen. Moderne WES-Funktionalitäten wie dynamisches Task- Management in Echtzeit fehlen. Du erkennst das daran, dass Aufträge strikt nacheinander abgearbeitet werden, selbst wenn dringende Express-Bestellungen eingehen. 

Symptom: Das Management erhält Berichte nur mit Aufwand (z. B. manuell erstellte Excel-Listen) und hat keine Echtzeiteinblicke; operative Entscheidungen beruhen auf Gefühl statt Daten.

Wer spürt die Probleme zuerst? Perspektiven der Stakeholder

Mehrere Rollen im Unternehmen bemerken die „Systemschmerzen“ meist früh, jeweils aus ihrem eigenen Blickwinkel. Diese Warnsignale werden jedoch nicht immer sofort dem WxS angelastet – oft halten Mitarbeiter*innen die Symptome zunächst für normale Alltagsprobleme. Ein Blick auf drei zentrale Stakeholder zeigt, wer was als erstes wahrnimmt:

Lagerleitung und operative Führung

Die Lagerleitung bekommt die Auswirkungen im Tagesgeschäft am deutlichsten zu spüren. Sie sieht, wo es täglich hakt, seien es Rückstände im Wareneingang, Engpässe in der Kommissionierung oder Sonderschichten im Versand. Normalerweise kann die Lagerleitung am besten auf solche Hindernisse hinweisen, die den Gesamtbetrieb erschweren. Beispielsweise meldet die Schichtleitung vermehrt Überstunden und eine niedrige Produktivität, weil Prozesse unnötig aufwendig sind. Auch Kundenreklamationen (falsche oder verspätete Lieferungen) landen oft zuerst bei der Lagerleitung zur Ursachenforschung. Wenn diese also über „Dauerfeuer“ im Lager klagt – ständig müssen Fehler behoben oder Engpässe ad hoc gelöst werden – ist das ein klares Signal, dass das System im Hintergrund nicht optimal unterstützt. Die Lagerleitung artikuliert diese Wahrnehmungen meist als Produktivitätsproblem („Wir schaffen unser Pensum nicht mehr“) oder Qualitätsproblem („Zu viele Fehler im Lagerprozess“).

IT-Abteilung und Systembetreuung

Die IT-Verantwortlichen spüren Systemschwächen aus technischer Sicht. Ein erstes Anzeichen: Hoher Wartungsaufwand und vermehrte Workarounds. Wenn die IT ständig manuelle Datenkorrekturen durchführen oder eigene Tools schreiben muss, um Lücken der Standardsoftware zu schließen, schrillen Alarmglocken. Gerade bei älteren, individuell angepassten WxS kann die Gesamtbetriebskosten-Kurve stark ansteigen – Programmierer verbringen immer mehr Zeit mit Pflege und Updates, und Personal mit den nötigen Alt-System-Kenntnissen wird knapp. Die IT merkt auch, wenn die Integration neuer Technologien schwierig oder unmöglich ist. Beispielsweise sollen Scanner, Förderanlagen oder ein neuer Webshop angebunden werden, aber das vorhandene System bietet keine Schnittstellen oder unterstützt keine modernen APIs. Ein weiteres IT-Symptom: Der Softwareanbieter liefert keine Updates mehr oder reagiert nicht auf neue Anforderungen (z. B. Anbindung eines weiteren Lagers, Erweiterung um E-Commerce-Funktionen). Dann weiß die IT: Unser System fährt technisch auf Anschlag. Diese Wahrnehmungen äußert die IT in Form von Warnungen an die Geschäftsführung („Wir stoßen an Systemgrenzen, das nächste Peak wird kritisch“) oder durch die Bitte um Ersatzinvestitionen, weil Patches und Server-Tuning die Probleme nicht mehr auffangen können.

Controlling und Management

Das Controlling sowie die Logistikprojektleitung bemerken Systemschwächen aus der analytischen Perspektive. Ihr Alarmsignal Nr. 1: Zahlen, auf die man sich nicht verlassen kann. Wenn Lagerkennzahlen ständig nachträglich korrigiert werden müssen, Bestände unplausibel schwanken oder Auftragsdurchlaufzeiten nicht mehr prognostizierbar sind, zweifelt das Controlling an der Datenqualität des Systems. Oft fehlen auch Kennzahlen komplett, weil das System sie nicht hergibt – etwa genaues Monitoring von Pickerleistung, Lagerauslastung oder Auftragsstatus in Echtzeit. Das Controlling spürt die Schmerzen aber auch indirekt über die Kosten: Steigen z. B. die Logistikkosten pro Auftrag, weil ineffiziente Prozesse mehr Personal und Zeit fressen, wird man hellhörig. Ein falsches System macht sich hier z. B. in ungewöhnlich hoher Fehler-Nachbearbeitung (Korrekturen, Retourenkosten, …) bemerkbar oder in Investitionsstau – das Budget fließt in kurzfristige Problembehebung statt in Verbesserung. Das Management äußert diese Wahrnehmungen meist als wirtschaftliche Bedenken („Die Produktivität stimmt nicht, Kosten laufen aus dem Ruder“) oder als Wunsch nach mehr Transparenz („Wir brauchen bessere Daten aus dem Lager, um entscheiden zu können“). Spätestens, wenn Berichte aus dem Lager vom Management als unglaubwürdig eingestuft werden, besteht Handlungsbedarf.

Zum Abschluss ein QuickCheck

Zum Abschluss des Beitrags gehört ein QuickCheck: Typische Symptome eines falschen Systems.
Darin sind die häufigsten Warnsignale noch einmal kompakt zusammengefasst – von Staus an den Toren über Lücken im Regal bis hin zu manuellen Workarounds im Tagesgeschäft. Der QuickCheck ist Teil des Reports und hilft dabei, die eigene Systemlandschaft kritisch zu prüfen: Welche Symptome treten bei euch auf, wo besteht Handlungsbedarf?

👉 Den QuickCheck findest du im vollständigen Report State of WxS 2025: Cloud, KI und ROI – gemeinsam mit vielen weiteren Praxisbeiträgen rund um die Auswahl und Einführung moderner Lager-IT-Systeme.