How to: Schulungen für Mitarbeiter*innen

In a nutshell: Der Schulungskalender ist voll? Ladungssicherung, allgemeine Sicherheitsunterweisung, Datenschutz, Gefahrenstoffe – you name it! Neugierig, wie du das beste Schulungskonzept für dein Unternehmen findest? Lies weiter und entdecke die optimale Balance zwischen Effizienz und Fachkenntnis! 

In der Logistik spielen gut geschulte Mitarbeiter*innen eine zentrale Rolle, um die Effizienz, Sicherheit und Qualität der Abläufe sicherzustellen. Die Anforderungen an Schulungen sind vielfältig, da sich Logistikbetriebe mit Themen wie Ladungssicherung, allgemeine Sicherheitsunterweisung, Datenschutz, Gefahrenstoffe, HAACP (Hygienevorschriften), Erste-Hilfe-Kurse, UVV (Unfallverhütungsvorschriften), Qualitätsmanagement, Energiemanagement (EM), kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und kunden-/produktspezifischen Anforderungen beschäftigen müssen. 

Unternehmen stehen bei der Organisation von Mitarbeiterschulungen oft vor einer entscheidenden Frage: Wie lässt sich das im laufenden Betrieb am besten organisieren? Dabei gibt es zwei Ansätze, die immer wieder Anwendung finden: Zum einen die gebündelte Schulung, bei der alle wichtigen Schulungsthemen in einem einzigen, kompakten Termin behandelt werden. Zum anderen das klassische Modell, bei dem jedes Thema geschult wird und jede Abteilung die Organisation individuell übernimmt. Beide Varianten haben ihre eigenen Vor- und Nachteile.  

Option 1: Zentralisierte Schulung – Alles auf einmal 

Die Mitarbeiter*innen werden an nur einem Termin zu allen im Jahr anfallenden Themengebieten geschult.  

Vorteile: 

• Effiziente Planung und weniger Aufwand: Durch die Bündelung aller Schulungsinhalte in einem Termin müssen Mitarbeiter*innen nur einmal aus dem Arbeitsalltag herausgenommen werden. Das erleichtert die Koordination und reduziert den Planungsaufwand erheblich. 
• Standardprozess für alle Mitarbeiter*innen: Wenn alle Mitarbeiter*innen die gleichen Schulungsinhalte erhalten, können Unternehmen sicherstellen, dass jeder auf demselben Wissensstand ist. Dies ist besonders wichtig, um ein einheitliches Sicherheitsverständnis und Qualitätsniveau im Unternehmen zu gewährleisten. 
• Vollumfängliches Onboarding: Gerade bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen kann es sinnvoll sein, alle wichtigen Informationen gebündelt zu vermitteln. So erhält jeder Neuzugang einen umfassenden Überblick über die relevanten Abläufe und Anforderungen. 
• Flexibilität bei der Einsatzplanung: Da alle Mitarbeitenden die gleichen Schulungsinhalte durchlaufen haben, können sie flexibler in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden. Dies reduziert den Bedarf an zusätzlichen Unterweisungen, wenn jemand in einer neuen Abteilung aushilft. 
• Reduzierter Dokumentationsaufwand: Mit einer zentralen Schulung lässt sich die Dokumentation der Schulungsmaßnahmen vereinfachen. Es gibt einen Termin und ein gemeinsames Protokoll, was die Verwaltung und Nachverfolgung der Schulungen erleichtert. 

Nachteile: 

• Überforderung durch zu viele Informationen: Wenn in einer einzigen Schulung viele verschiedene Themen behandelt werden, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter*innen überfordert werden. Gerade komplexere Themen wie Gefahrenstoffmanagement oder Datenschutz benötigen ausreichend Zeit, um gründlich verstanden zu werden. 
• Tiefgang geht verloren: Bei einer zentralen Schulung kann es passieren, dass einzelne Themen zu kurz kommen. Insbesondere fachspezifische Bereiche wie die Ladungssicherung oder HAACP erfordern häufig mehr Details, die in einem kompakten Format schwer zu vermitteln sind. 
• Akzeptanz der Abteilungen: Eine umfassende Schulung erfordert ein neues Schulungskonzept, das alle Abteilungen berücksichtigen muss. Dies kann zu internen Widerständen führen, wenn Abteilungen ihre eigenen Schulungsansätze bevorzugen oder sich nicht ausreichend vertreten fühlen. 

Option 2: Einzelne Schulungen – spezifische Inhalte aus den Abteilungen 

Jede zuständige Abteilung plant und führt die Trainings eigenständig durch. Für jedes Schulungsthema wird ein separater Termin festgelegt. 

Vorteile: 

• Gezielter Wissenstransfer: Die Aufteilung der Schulungen ermöglicht es, jedes Thema in der notwendigen Tiefe zu behandeln. Mitarbeiter*innen können sich so voll auf den jeweiligen Schulungsinhalt konzentrieren und Fragen klären, ohne von anderen Themen abgelenkt zu werden. 
• Spezialisierung: Gerade in Bereichen wie der Lagerlogistik gibt es Schulungsbedarfe, die spezifische Kenntnisse erfordern. So können beispielsweise Fachkräfte für den Umgang mit Gefahrenstoffen oder spezifischen Kundenanforderungen gezielt geschult werden, ohne dass sie dabei mit Informationen über allgemeine Sicherheitsvorschriften überladen werden. 
• Schrittweises Lernen: Indem die Schulungen über einen längeren Zeitraum verteilt werden, bleibt mehr Zeit zur Verarbeitung des Gelernten. Dies führt oft zu einem nachhaltigeren Lernerfolg und ermöglicht den Mitarbeiter*innen, das Gelernte direkt in der Praxis anzuwenden. 

Nachteile: 

• Höherer Planungsaufwand: Wenn jede Abteilung ihre eigenen Schulungen organisiert, erhöht sich der Planungs- und Koordinationsaufwand. Für jede Schulung muss ein neuer Termin gefunden werden, und es entsteht ein größerer organisatorischer Aufwand. 
• Mehrfacher Arbeitsausfall: Mitarbeiter*innen müssen für jede einzelne Schulung aus ihrem Arbeitsbereich genommen werden. Dies kann die tägliche Betriebsabläufe stören und die Einsatzplanung erschweren. 
• Inhomogenes Wissen: Da nicht alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig geschult werden, kann es Unterschiede im Wissensstand geben. Dies kann insbesondere dann problematisch werden, wenn Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeiten müssen. 

Zentral oder Spezial? Welche Schulungsorganisation ist nun die Beste?  

Ob es besser ist, Schulungen zentralisiert oder einzeln durchzuführen, hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens ab. Wenn der Fokus auf Effizienz und einer schnellen, einheitlichen Wissensvermittlung liegt, könnte eine zentralisierte Schulung die richtige Wahl sein. Sie ist besonders dann vorteilhaft, wenn viele neue Mitarbeiter*innen gleichzeitig eingearbeitet werden müssen oder die internen Abläufe einfach gehalten werden sollen. 

Andererseits kann eine spezialisierte Schulung für einzelne Abteilungen besser geeignet sein, wenn tiefergehendes Wissen und detaillierte Kenntnisse gefragt sind. Diese Option ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, spezifische Herausforderungen in einzelnen Bereichen anzugehen oder wenn eine hohe Spezialisierung der Mitarbeiter*innen erforderlich ist. 

Immer eine Frage der Balance 

Letztendlich kommt es auf die richtige Balance an. Ein Mix aus beiden Ansätzen könnte in vielen Fällen der optimale Weg sein: zentrale Schulungen für allgemeine Themen wie Sicherheitsunterweisungen und Datenschutz, kombiniert mit gezielten, fachspezifischen Schulungen, die in kleineren Gruppen durchgeführt werden. Auf diese Weise können Unternehmen sowohl den organisatorischen Aufwand minimieren als auch sicherstellen, dass wichtige Themen die nötige Aufmerksamkeit erhalten. 

Ein gut durchdachtes Schulungskonzept ist ein Schlüsselfaktor für den langfristigen Erfolg eines Logistikunternehmens. Es schafft nicht nur gut ausgebildete und flexible Mitarbeiter*innen, sondern trägt auch zu einer höheren Sicherheit und Qualität in den Prozessen bei. Zudem sind viele der genannten Schulungen gesetzlich vorgeschrieben, um den Schutz und die Sicherheit der Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz sicherzustellen. Eine gut organisiertes Schulungsprogramm ist daher nicht nur effizienter, sondern auch unerlässlich, um rechtliche Vorgaben zuverlässig zu erfüllen. 

Egal, welche Option (oder gar eine Mischstrategie) gewählt wird - am Ende ist es wichtig, dass die Schulungsplanung den Bedürfnissen des Teams und den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.  

Neugierig auf weitere Einblicke?

Für weitere Einblicke zur Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter*innen lohnt sich ein Blick in unseren Blogbeitrag: „Wenn sich Prozesse ändern: Wie bringe ich mein Team auf Kurs?“ Dort findest du wertvolle Tipps und Anregungen, wie du dein Team optimal in einem Change-Prozess unterstützen und begleiten kannst.