Frauenhofer IML und even logistics im Interview: Über die Herausforderungen der WMS-Auswahl

In a nutshell: Optimierte Prozesse, mehr Transparenz und eine höhere Effizienz zählen zu den zentralen Mehrwerten vom Einsatz eines WMS (Warehouse Management System). Der Weg dorthin beginnt mit der Auswahl eines geeigneten WMS, die Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Denn WMS-Projekte erfordern eine hohen Zeit- und Ressourcenaufwand und sind mit Unsicherheiten verbunden. Typische Fehler beim Projekteinstieg sind der verfrühte Startzeitpunkt, unklare Struktur und der falsche Fokus. Wir haben mit Andreas Löwe, Gründer von even logistics, und Linda Maria Wings vom Fraunhofer IML / Warehouse Logistics gesprochen – zwei, die mit ähnlichem Ziel, aber unterschiedlichem Ansatz daran arbeiten, den WMS-Markt transparenter zu machen. Im Gespräch geht es um typische Fehler im Auswahlprozess, die Frage, wann welche Information wirklich hilft und warum beide Plattformen sich dabei eher ergänzen.

Wo beginnt die größte Herausforderung, wenn ein Unternehmen ein WMS auswählt?

Linda Maria Wings: Die Herausforderung beginnt eigentlich schon bei den Anforderungen und das klingt erst mal trivial, ist es aber nicht. Jeder weiß, dass man eine Softwareauswahl auf Entscheidungskriterien basieren muss. Die eigentliche Schwierigkeit ist, die Menge und Komplexität dieser Anforderungen zu jonglieren. Denn es geht ja nicht nur um Funktionen. Viele starten von der Funktionsseite, aber dahinter steckt noch viel mehr: Welche Projekterfahrung brauche ich vom Anbieter? Welche Branchenschwerpunkte sind wichtig? Wie kommuniziere ich intern Anforderungen und wie erfrage ich sie? Das ist der Kern, um überhaupt erst mal zu starten.

Andreas Löwe: Was ich ergänzen würde: Es fällt Unternehmen extrem schwer, von der Problemebene auf eine Lösungsebene zu kommen. Auf der operativen Ebene ist das schnell: Das funktioniert nicht, das nervt, das will ich anders. Aber dann zu sagen, wie soll es konkret besser aussehen und das auch noch zu quantifizieren – das ist unendlich schwer. Und gleichzeitig braucht es dafür den richtigen Rahmen: Ein Team, das sich zusammensetzt, Verantwortlichkeiten klärt und sich den Raum nimmt, diese Fragen ernsthaft zu beantworten. Das passiert viel seltener als man denkt. Dabei ist es entscheidend, denn ein WMS begleitet ein Unternehmen zehn, fünfzehn Jahre. Da geht es nicht darum, übermorgen wieder zu wechseln.

Linda Maria Wings: Genau dieser Zeithorizont macht es noch mal spezifischer. Ein WMS ist das Kernsystem in der Intralogistik, mit Schnittstellen zum ERP, zu Subsystemen, zur gesamten Systemlandschaft. Man darf die Grenzen nicht am System selbst ziehen, sondern muss es im Gesamtkontext betrachten: Was ist die aktuelle Systemlandschaft, was ist die zukünftige?

Andreas Löwe: Und die Definition, wo ein WMS aufhört und wo es anfängt, verschwimmt zunehmend. Jeder Anbieter möchte einen größeren Teil der Wertschöpfung abbilden. WCS, WES – da hat man auf einmal Funktionen im System, und keiner weiß mehr so recht, was jetzt was ist. Das ist besonders für WMS sehr spezifisch, weil es so ein zentrales, vielschichtiges System ist.

Wie gehen Unternehmen typischerweise an die Auswahl heran und wo passieren die größten Fehler?

Linda Maria Wings: Ich würde da zwischen Greenfield und Brownfield unterscheiden, weil es da unterschiedliche Fehlertypen gibt. Im Greenfield hat man die Chance, Prozesse und Systeme von Anfang an mitzudenken, aber die sind dann im idealisierten Kontext. Sie sind noch nicht erprobt, noch nichts ist schiefgelaufen. Das führt dazu, dass es entweder over-engineered wird oder viel zu simpel gedacht ist. Beides treibt später die Kosten hoch, weil man mit Change Requests konfrontiert wird, die man nicht eingeplant hat.

Andreas Löwe: Beim Greenfield würde ich noch ergänzen: Die drei Dimensionen – Bau, Software und Intralogistiktechnologie – werden fast immer isoliert oder in Phasen betrachtet. Aber alles ist voneinander abhängig. Wenn ich mich für ein bestimmtes Lagersystem entscheide, schränkt das vielleicht meine Softwaremöglichkeiten ein, weil diese Lösung nur von bestimmten Systemen unterstützt wird. Das komplett zu durchdenken passiert nicht oft genug. Und dann steht man irgendwann da mit zwei Optionen und fragt sich, wie man da hingekommen ist.

Linda Maria Wings: Im Brownfield ist die Herausforderung eine andere. Man hat bestehende Prozesse, die über Jahre gewachsen sind und viele individuelle Schleifen entwickelt haben. Der Fehler, den ich häufig sehe: Man versucht, diese Ist-Prozesse eins zu eins in die neue Software zu übertragen. Das funktioniert meistens nicht und es entspricht auch nicht dem Standard der Systeme. Was man stattdessen tun sollte: Erst mal innehalten, die Prozesse analysieren, Soll-Prozesse definieren und dann schauen, was das System dafür braucht. Wer das überspringt, landet schnell in überdimensionierten Systemen mit horrenden Customizing-Kosten.

Andreas Löwe: Das verbindet sich mit dem, was wir vorher hatten: Hat man die eigenen Ziele überhaupt klar definiert, oder springt man direkt in die Lösungsdiskussion? Das passiert ständig. Man hat einen Anker, eine Problemstellung, und will die jetzt gelöst haben. Aber die Grundlagen – Team aufstellen, Verantwortlichkeiten klären, KPIs definieren, Messbarkeit festlegen – die werden übersprungen. Und daran scheitern erstaunlich viele Projekte. Logistiker sind Praktiker, das ist eine große Stärke. Aber für ein Projekt, das zehn bis fünfzehn Jahre Bestand haben soll, reicht Pragmatismus allein nicht.

Wo entstehen die größten Missverständnisse zwischen Anbietern und Anwendern?

Linda Maria Wings: Ein klassisches Problem ist, dass die Longlist nicht systematisch zusammengestellt wird. Jemand kennt jemanden, man war auf einer Messe, ein Kollege oder Kollegin hat ein System empfohlen – und schon ist das die Basis. Das ist nicht neutral, das ist immer geprägt von der Person, die die Liste zusammengestellt hat. Dabei ist bereits der DACH-Markt sehr breit: Viele Anbieter haben alle ein WMS, aber die Unterschiede liegen in den Funktionalitäten aber auch in der Projekterfahrung, den Kompetenzen, dem Projektmanagement, dem Support danach. Das schaut man sich zu selten wirklich im Detail und umfassend an.

Andreas Löwe: Auf Anbieterseite ist die Kommunikation oft sehr funktions- und technologiefokussiert. Aber was der Anwender eigentlich braucht, ist die Übersetzung: Was bedeutet das für meinen Prozess? Wenn ich auf einer Messe an einem Stand vorbeigehe, stehen da Begriffe wie „Transparenz" oder „Effizienz" – aber was das bspw. konkret für meinen Cross-Dock-Prozess bedeutet, sagt mir das erstmal nicht. Ein anderer Punkt, den Linda schon angesprochen hat: Customizing. Fast überall heißt es „alles ist möglich" – und das stimmt ja auch, man kann alles programmieren. Aber ob es Sinn macht, ist die eigentliche Frage. Oft wäre ein Prozesswechsel die bessere Antwort als ein teures Customizing. Das Pareto-Prinzip hilft da: Achtzig Prozent reichen in vielen Fällen völlig aus.

Linda Maria Wings: Und es lohnt sich, mal kleinere Anbieter genau anzuhören. Die können oft sehr dezidiert zeigen, wie ein Pickprozess konkret aussieht, ohne Buzzwords, ohne „wir können alles". Das macht es manchmal einfacher zu verstehen, ob das System wirklich passt.

Andreas Löwe: Wobei es noch eine andere Dimension gibt: Den Cultural Fit. Passt der Anbieter zu uns? Passt der Ansatz? Gibt es Implementierungspartner oder macht er das selbst? Das System allein entscheidet nicht, wer am Ende gewählt wird, das Gesamtpaket aus System und Anbieter tut es.

Ihr beschäftigt euch beide damit, den WMS-Markt transparenter zu machen, aber auf unterschiedliche Weise. Was ist jeweils euer Ansatz?

Linda Maria Wings: Warehouse Logistics ist eine Vergleichsplattform, die wir seit dem Jahr 2000 betreiben und mit dem Markt gewachsen sind. Unser Ziel ist Transparenz auf einer sehr tiefen Detailebene und Verlässlichkeit in den Informationen. Dafür validieren wir jährlich rund 90 WMS-Anbieter: Wir nehmen Daten zu Funktionen, non-funktionalen Aspekten und Anbietermerkmalen auf. Ein Aspekt gilt dabei nur dann als validiert, wenn der Anbieter das plausibel darstellen kann – entweder durch ein Referenzprojekt oder durch eine Live-Demonstration im System. „Das können wir schnell programmieren" oder „Das machen wir gern auf Wunsch" gilt nicht. Auf dieser Basis bieten wir ein Tool an, das durch die Anforderungsaufnahme führt, Gewichtungen ermöglicht und am Ende ein Ranking liefert: Zu wie viel Prozent passt System A zu meinen Anforderungen? Es gibt nämlich nicht das beste WMS, es gibt immer das WMS, das am besten zu den eigenen Anforderungen passt.

Andreas Löwe: Wir setzen an einer anderen Stelle an und ich glaube, die Ansätze ergänzen sich gut. Wir sind früher im Prozess. Die Idee ist: Erst mal einen groben Überblick verschaffen. Wen gibt es überhaupt? Wer passt grundsätzlich zu meiner Branche, zu meinen Kernprozessen? Gibt es die Zertifizierungen, die ich brauche? Das ist keine 3.700-Fragen-Tiefe, aber das ist an dieser Stelle auch (noch) nicht notwendig. Man braucht zuerst eine Longlist, bevor man in die Detailtiefe geht. Was wir zusätzlich ergänzen, sind Nutzerrezensionen, weil Erfahrung von anderen am Ende immer das ist, wonach man sucht. Wenn ich ein Hotel buche, schaue ich auch zuerst, was andere sagen, die in einer ähnlichen Situation waren wie ich. Das gibt Orientierung. Was es nicht gibt, ist eine Lösung, bei der man Daten eingibt und ein Ergebnis herauskommt, dem man blind vertrauen kann. Es ist und bleibt ein individuelles Projekt, aber man kann das Risiko einer Fehlentscheidung systematisch reduzieren.

Linda Maria Wings: Der Detailgrad, den wir abfragen – 3.700 Aspekte – klingt abschreckend. Aber er bringt mehrfach Nutzen: In der Auswahlphase, im Lastenheft, in der Ausschreibung, im Pflichtenheft und sogar noch beim Testen vor dem Go-live. Wer das einmal sauber durchdenkt und dokumentiert, hat eine Basis, die das gesamte Projekt trägt.

In welcher Phase sollten Unternehmen auf welche Art von Information zurückgreifen und was bedeutet das auch für Implementierungsprojekte?

Andreas Löwe: Ich glaube, die Phasen passen gut zusammen. Ganz früh geht es um Orientierung: Wer ist überhaupt da draußen? Wer passt grundsätzlich zu mir? Da helfen inhaltliche Formate, grobe Filter, erste Eingrenzungen. Dann folgt die detaillierte Filterung – das ist der Moment, wo ein Tool wie das von Warehouse Logistics seinen größten Nutzen entfaltet. Und danach kommt noch mal ein Validierungsschritt: Was sagen andere, die das schon gemacht haben? Das findet man bei uns. Aber es gibt noch einen Schritt, der digital kaum abbildbar ist: Das persönliche Gespräch mit den Leuten auf der Fläche. Die wissen, was das System im Alltag bedeutet, was nervt, was gut funktioniert. Das steht in keiner Broschüre und das ist oft der relevanteste Input überhaupt. Einfach mal jemanden fragen, der damit tagtäglich arbeitet: Wie ist der Dialog? Was nervt dich daran? Wie kommst du damit zurecht? Das kann nur die Person auf der Fläche beantworten. 

Linda Maria Wings: Was ich noch ergänzen würde: Die 3.700 Aspekte begleiten das gesamte Projekt – bis zum Go-live, bis zum Testen. Man schaut rein und sagt: Das haben wir definiert, das wollten wir haben. Jetzt bauen wir ein Testszenario auf und schauen, ob die Implementierung das auch wirklich abbildet.

Wie gefährlich ist es, sich bei der ersten Orientierung auf KI-Tools wie ChatGPT zu verlassen?

Andreas Löwe: Das ist ein wichtiger Punkt. In der frühen Phase fangen Leute an, überall zu recherchieren – Google, ChatGPT oder eben alle anderen Modelle. Diese Modelle haben ihre Vorteile, keine Frage. Aber sie sind nicht zwingend gut darin, strukturiert und unabhängig zu informieren. Was passiert: Die bestoptimierten, bestgeklickten Seiten werden aufgerufen, so wie es früher SEO-seitig üblich war bzw. ist. Das ist dann ein Teil meiner Wahrheit. Und das Modell macht das zwei-, drei-, viermal und sagt: Das ist die Wahrheit. Ist das die wirklich unabhängige Wahrheit? Fraglich. Man baut sich so eine falsche Sicherheit auf und das ist gefährlich. Lieber zu unabhängigen Quellen gehen, die das noch mal einordnen können. Selbst wenn sich die Rolle da vielleicht ändert und man eher einen Sparringspartner braucht als eine fertige Antwort.

Zum Abschluss: Was sollte ein Unternehmen unbedingt richtig machen, wenn es heute vor der WMS-Auswahl steht?

Andreas Löwe: Sprecht am Anfang mit niemandem außerhalb. Nehmt euch zuerst Zeit, intern miteinander zu reden. Clustert sauber, wo der Schuh drückt, was eure Probleme sind und wo ihr hinwollt. Wenn das klar ist, dann schaut nach rechts und links. Dann informiert euch, dann geht auf Plattformen, dann sprecht mit Anbietern. Aber der häufigste Fehler ist, zu früh nach Lösungen zu schauen. Man läuft über eine Messe, zieht sich alles rein, und am Ende hat man viele Eindrücke, aber kein klares Bild davon, was man eigentlich braucht. Das macht hinten raus alles komplizierter.

Linda Maria Wings: Nutzt unabhängige Quellen. Informiert euch über die Thematik, bevor ihr in Gespräche geht – damit ihr das Fachvokabular kennt, die aktuellen Trends einordnen könnt und euch nicht blenden lasst. Das Verständnis muss da sein, bevor man anfängt, Angebote zu vergleichen.

Andreas Löwe: Das klingt fast wie Medienkompetenz für Softwareauswahl, unabhängige Quellen nutzen, nicht blenden lassen. Aber es sind halt die Basics, und die helfen so enorm. Wer das beherzigt, macht schon vieles richtig.