„Diese Entscheidung begleitet uns bis heute“ - im Interview mit Tom Standke

In a nutshell: Vor rund 13 Jahren wurde bei WAS Germany das aktuelle Warehouse Management System (WMS) eingeführt – eingebettet in eine Komplettlösung aus einer Hand. Heute zeigt sich, wie sehr solche Entscheidungen den Lageralltag langfristig prägen können. Tom Standke, Head of Logistics, spricht darüber, welche Herausforderungen das System heute verursacht, warum ein Wechsel bisher nicht umgesetzt wurde und welche Learnings er anderen Unternehmen mit auf den Weg geben würde. 

„Damals stand vor allem die Komplettlösung im Fokus“ 

Die Entscheidung für das WMS fiel damals im Rahmen eines Gesamtprojekts. „Es ging nicht nur um das System an sich, sondern um ein Gesamtpaket. Ein Anbieter, der alles abdecken konnte: vom Regalsystem übers WMS bis hin zu Fahrzeugen, Technik und Packplätzen“, erklärt Tom Standke. 

Welche Kriterien damals im Detail ausschlaggebend waren, kann er selbst nur aus heutiger Perspektive beurteilen. Klar ist aber: Die Wahl von damals wirkt bis heute nach. Denn mit der Zeit zeigen sich die Grenzen des Systems immer deutlicher. „Wenn wir Prozesse verändern oder neue Anforderungen haben, stoßen wir schnell an Grenzen“, erzählt Tom. Die Folge sind umständliche Workarounds und zusätzliche Tools, die Zeit kosten und das Team belasten. 

„Manche Prozesse laufen noch über Papierlisten – weil das System nicht mitkommt“ 

Besonders deutlich zeigen sich die Schwächen des aktuellen WMS bei der Kommissionierung. Während die Artikelvielfalt in den letzten Jahren stark gestiegen ist und die Anforderungen im Lager zunehmen, bleibt das System starr. „Neue Strategien oder Anpassungen können wir nicht einfach selbst einpflegen – das läuft meist nur über den Anbieter“, erklärt Tom. 

Ein prägnantes Beispiel für die Herausforderungen in unseren Prozessen ist die Einführung der Batch-Kommissionierung: „Es hat fast ein Jahr gedauert, bis wir das wirklich sauber im System abbilden konnten“, erzählt Tom. Neue Abläufe lassen sich nicht immer kurzfristig umsetzen – oft sind umfangreiche Abstimmungen, Anpassungen und Tests nötig. 

Das führt dazu, dass manche Lösungen nicht so modern sind, wie wir es uns wünschen würden. „In einigen Fällen greifen wir noch auf Papierlisten zurück, weil es in bestimmten Situationen die schnellste Möglichkeit ist, flexibel zu reagieren“, erklärt Tom. Auch wenn effizientere Alternativen existieren, ist es manchmal der pragmatischste Weg. 

Und die Batch-Kommissionierung ist nicht das einzige Beispiel: Auch in anderen Bereichen stößt das WMS an seine Grenzen. „Oft müssen wir mit Workarounds arbeiten, um selbst einfache Abläufe umzusetzen“, so Tom. „Das kostet zwar Zeit, zeigt aber auch, dass wir selbst bei Herausforderungen engagiert daran arbeiten, unseren dynamischen Lagerbetrieb kontinuierlich zu verbessern.“  

„So ein Wechsel ist ein riesiges Projekt – das macht man nicht nebenbei“ 

Trotz aller Herausforderungen mit dem aktuellen WMS blieb es bislang beim Gedanken an einen Wechsel. Für Tom Standke ist das wenig überraschend. Denn ein neues System einzuführen bedeutet nicht nur eine technische Umstellung, sondern vor allem eins: den laufenden Betrieb absichern. 

„Wir können unser Lager nicht einfach schließen, um mal eben ein neues WMS einzuführen“, erklärt er. Stattdessen müsste parallel gearbeitet werden – mit altem und neuem System, begleitet von Schulungen für das gesamte Team. Ein komplexes Unterfangen, das Zeit, Planung und vor allem hohe Investitionen erfordert. 

Doch neben den praktischen und finanziellen Hürden spielt auch die Unsicherheit eine Rolle. „Alle kennen das aktuelle System. Es läuft zwar nicht optimal, aber man weiß, wie man damit umgehen muss“, sagt Tom. Die Angst, dass ein neues System nicht die erhoffte Verbesserung bringt, hält viele Unternehmen davon ab, den nächsten Schritt zu wagen. 

„Das perfekte WMS? Flexibel, intuitiv und zukunftssicher“ 

Wenn Tom heute noch einmal die Wahl hätte, wüsste er genau, was sein ideales WMS können müsste. Ganz oben auf der Wunschliste steht Flexibilität: „Unsere Anforderungen verändern sich ständig. Da muss das System mitwachsen – ohne jedes Mal riesige Anpassungen oder Projekte daraus zu machen.“ 

Mindestens genauso wichtig: eine einfache, intuitive Bedienung. Denn gerade in der Logistik ist der Schulungsaufwand ein großer Kostenfaktor. Je schneller neue Mitarbeitende mit dem System arbeiten können, desto besser für den Betrieb. 

Aus seiner Erfahrung gibt Tom auch klare Tipps an andere Unternehmen weiter: „Nehmt euch wirklich Zeit für die Auswahl und denkt nicht nur an den aktuellen Bedarf, sondern auch an die nächsten Jahre.“ Besonders entscheidend findet er dabei den Austausch mit anderen Unternehmen: „Wenn wir damals mehr echte Erfahrungsberichte gehabt hätten, wären uns heute sicher einige Probleme erspart geblieben.“ 

„So eine Entscheidung begleitet dich über Jahrzehnte“ 

Für Tom liegt die größte Erkenntnis aus den letzten 13 Jahren auf der Hand: Wer sich für ein WMS entscheidet, trifft damit eine Entscheidung für ein ganzes Jahrzehnt – oder länger. „Wenn man da nicht sauber arbeitet und sich genug Gedanken macht, trägt man die Konsequenzen jahrelang mit“, sagt er. 

Gerade deshalb fehlt ihm oft der Raum für einen offenen, ehrlichen Austausch unter Unternehmen. „Wir alle stehen vor ähnlichen Herausforderungen, aber oft kocht jeder sein eigenes Süppchen. Dabei wären echte Erfahrungsberichte und Praxiseinblicke unglaublich wertvoll“, so Tom. 

Hier können Plattformen helfen, die Einblicke aus der Praxis bündeln und transparent machen – als Orientierung für Unternehmen, die ähnliche Entscheidungen treffen müssen. 

Und auch wenn bei WAS Germany aktuell kein Systemwechsel ansteht, bleibt der Gedanke an eine bessere Lösung präsent: „Wir versuchen, das Beste aus dem aktuellen System herauszuholen. Aber der Wunsch nach mehr Flexibilität bleibt.“ 

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