Automatisierungsprojekte – but make it work

In a nutshell: Automatisierung verändert Prozesse und Menschen. Doch die größte Herausforderung ist oft unsichtbar: Akzeptanz, Vertrauen, Teamgeist. Wie gelingt es, dass Teams den Wandel nicht nur akzeptieren, sondern vorantreiben? Thomas Bale, Logistikexperte mit 25 Jahren Erfahrung, zeigt im Interview mit even logistics, worauf es ankommt und wo die meisten scheitern.

Automatisierung ist in vielen Unternehmen ein strategisches Ziel. Prozesse sollen effizienter, Kosten reduziert, Lieferketten stabiler werden. Doch während sich die technische Umsetzung gut planen lässt, scheitern Projekte oft an einem entscheidenden Punkt: den Menschen. 
 
Wir haben mit Thomas Bale, Head of Consulting bei Xvise, gesprochen und ihn gefragt: Wie gelingt es, Mitarbeiter*innen und Teams bei komplexen Veränderungen mitzunehmen und warum ist Kommunikation dabei der größte Hebel?

Automatisierung ohne Menschen funktioniert nicht 

„Manche Unternehmen gehen Automatisierungsprojekte rein technisch an. Sie definieren Anforderungen, suchen die beste Lösung und stellen sie den Teams einfach vor – fertig“, erzählt Thomas. „Das kann funktionieren, aber meistens tut es das nicht. Denn wenn die Leute nicht dahinterstehen, hast du Widerstand.“ 
 
Automatisierung betrifft in der Regel nicht nur einen Prozess, sondern verändert Arbeitsabläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten. „Die Menschen müssen das neue System nicht nur bedienen können. Sie müssen es akzeptieren und verstehen, warum es eingeführt wird.“

Warum Kommunikation schon bei der Planung beginnt 

Einer der größten Fehler: Kommunikation erst zu starten, wenn die Umsetzung läuft. „In unseren Projekten versuchen wir, schon in der Planungsphase die Menschen einzubeziehen – nicht nur das Management, sondern auch die operativen Mitarbeiter*innen“, so Thomas. 
 
Warum? „Weil sie die Prozesse täglich leben. Sie spüren, wo es hakt, wo Schnittstellenprobleme entstehen, wo Ineffizienzen sind. Wer, wenn nicht sie, kann dieses Wissen ins Projekt einbringen?“ 
 
Der Effekt: Wer sich ernst genommen fühlt, unterstützt den Wandel eher. „Am Ende geht’s um Akzeptanz. Du kannst die beste Technologie haben, aber wenn die Mannschaft nicht mitzieht, bringt dir das nichts.“

Kommunikation ist mehr als Information

Viele Unternehmen verwechseln Kommunikation mit Informationsweitergabe. „Ein Newsletter, ein Projekt-Update, ein Aushang im Pausenraum, das reicht nicht. Kommunikation heißt Dialog: zuhören, Fragen beantworten, Sorgen aufnehmen, Transparenz schaffen.“ 
 
Dazu gehört auch, Schnittstellen sichtbar zu machen. „Logistik ist eine Querschnittsfunktion. Du kannst nicht nur im Lager optimieren, wenn Einkauf, Produktion oder Montage nicht eingebunden sind. Kommunikation muss also abteilungsübergreifend funktionieren.“

People oder Operations: Wer trägt die Verantwortung? 

Wir wollten von Thomas wissen: Wer ist zuständig für die menschliche Seite des Wandels? HR? Das Projektteam? Die Geschäftsführung? 
 
„Ehrlich gesagt: Mir ist egal, wer es macht. Hauptsache, es macht jemand“, sagt er. „Das Problem ist, dass es oft gar niemand macht, weil es unbequem ist. Technik ist messbar, Kulturarbeit nicht. Aber genau das entscheidet, ob ein Projekt erfolgreich ist.“ 
 
Bei großen Unternehmen sind HR-Teams oder Change-Manager*innen involviert, bei KMU häufig nicht. „Da muss die Geschäftsführung selbst mitziehen und Vorbild sein. Kulturveränderung funktioniert nicht von unten nach oben. Das ist Leadership-Aufgabe.“

Investition statt Kostenfaktor

Früher wurden Maßnahmen für Kommunikation und Kultur oft als „nice to have“ gesehen oder schlimmer: als Kostenfaktor. Doch Thomas beobachtet einen Wandel: „Immer mehr Unternehmen sehen das als Investition in den Projekterfolg. Der Trend geht in die richtige Richtung, aber flächendeckend ist das noch nicht.“ 
 
Kann man Kommunikation in KPIs messen? 
Eine Frage, die viele Führungskräfte stellen: Wie beweise ich, dass sich diese Investition lohnt? 
 
„Das ist schwierig“, gibt Thomas zu. „Viele Dinge sind qualitativ: Mitarbeiterzufriedenheit, Vertrauen, Teamgeist. Aber es gibt Indikatoren: geringere Fluktuation, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten, höhere Termintreue.“ 
 
Und ein Punkt wird oft vergessen: Recruiting. „Wenn du eine offene, wertschätzende Kultur hast, findest du eher Fachkräfte. Das spürt man und das zahlt sich aus.“

Best Practice: Kein Hokuspokus, sondern Teamgeist 

Zum Schluss fragen wir Thomas, was ihn in 25 Jahren Projekterfahrung am meisten beeindruckt hat. Seine Antwort überrascht: „Es sind nicht die fancy Tools oder innovativen Methoden. Es ist der Spirit. Wenn ein Team zusammenhält, ein gemeinsames Ziel verfolgt, sich gegenseitig unterstützt – dann kann kommen, was will. Da braucht’s keine Raketenwissenschaft.“ 
 
Er bringt es auf den Punkt: „Management prägt Kultur. Wenn Führung Vertrauen vorlebt, entsteht dieser Teamgeist. Und dann funktioniert auch Automatisierung.“

Fazit

 
Automatisierung ist nicht nur ein Technikprojekt. Es ist ein Kulturprojekt. Wer frühzeitig auf Kommunikation setzt, Mitarbeiter*innen einbindet und Transparenz schafft, reduziert Widerstände und beschleunigt den Wandel. 
 
Oder, wie Thomas sagt:
„Es ist immer noch People’s Business. Ohne die Menschen dahinter wird keine Automatisierung erfolgreich.“