Was macht ein gutes WMS aus?
Welche Merkmale ein Warehouse Management System in der Praxis auszeichnen: von Funktionsumfang, Technik bis Benutzerfreundlichkeit.
In a nutshell: In diesem Beitrag geht es darum, woran du ein gutes Warehouse Management System erkennst und warum „gut“ immer auch vom eigenen Lager, den Prozessen und den Zielen abhängt. Du bekommst vier Blickwinkel an die Hand, mit denen du WMS sinnvoll bewertest: den funktionalen Umfang, technische Merkmale und Schnittstellen, die Flexibilität für künftige Anforderungen sowie die Benutzerfreundlichkeit im Alltag. Am Ende fasst eine kurze Infobox zusammen, warum sich heute fast jedes Unternehmen mit IT in der Logistik beschäftigen „muss“, „sollte“ oder „will“.
Dieser Beitrag ist ein Auszug aus unserem Report „State of WxS 2025: Cloud, KI, ROI“. Den gesamten Report kannst du hier kostenlos herunterladen. Autorin des Beitrags ist Christina Schühle, Head of Service für Logistics Management Services (LMS) bei Miebach.
Als mir unsere Marketing-Abteilung ein paar mögliche Themen und Ideen für Whitepaper vorsetzte, da sprang mir dieses Thema bzw. diese Fragestellung direkt ins Auge. Und die ersten Gedanken sprudelten sofort drauf los: „Was ist schon ‚gut‘ heutzutage?“ Ist das „oberes Mittelfeld“? Oder eher „richtig gut = super = exzellent?“ Und wie subjektiv diese Frage doch ist?! Was ich persönlich als gut empfinde, kann jemand anderes ja durchaus als lediglich mittelmäßig oder aber auch hervor ragend empfinden. Ist ja immer eine Frage der Perspektive oder auch des (logistischen) Status quo. Kurzum, spannende Frage!
Wie aber gehen wir bei der ernsthaften Beantwortung dieser Frage vor? In unserer digitalen Welt juckt es in den Fingern, erst einmal die KI zu befragen, und auch ich hatte diesen ersten Impuls. Doch dann befielen mich erstens moralische Zweifel und zweitens erwachte meine persönliche Ambition, dass man als langjährige Beraterin der KI doch (noch?) überlegen sein könnte – oder müsste? Immerhin hat man viele Stunden im Lager bei Prozessaufnahmen und mit Prozess-Design Workshops verbracht, viele Systemanforderungen definiert und Einführungen unterschiedlichster Systeme hautnah miterlebt, so dass man hoffentlich (!) noch mehr zu bieten hat als die KI. Somit: Auf geht’s, bei der Beantwortung dieser spannenden Frage!
Funktionaler Umfang
Warehouse Management Systeme (WMS) sind keine neuen Produkte. Sie existieren seit Jahrzehnten und sind entsprechend in ihrem Funktionsumfang und Reifegrad zu ausgeklügelten Systemen gewachsen. Um am Markt zu bestehen und Umsätze zu steigern, sind nicht wenige WMS-Anbieter auch in die Breite gewachsen, und bieten weitere WMS-nahe Software-Produkte an. Ein gutes WMS zeichnet sich sicher auch dadurch aus, dass es einen großen Umfang an verfügbaren Funktionalitäten gibt.
Nichtsdestotrotz sollte man sich aber auch hier hinterfragen: Brauche ich tatsächlich die größtmögliche Bandbreite an Funktionalitäten – und bin auch bereit entsprechend dafür zu zahlen? Oder ist ein geringerer funktionaler Umfang für meine Lagerabwicklung durchaus ausreichend? Anderseits sollte man nicht am falschen Ende sparen, sondern sich die Frage stellen: Wo will ich mit meinem Lager hinwachsen? Wie könnten sich mein Geschäftsumfeld, mein Sortiment, meine Distributionsstrategie und somit eben auch meine Anforderungen an ein WMS verändern? Will ich mittelfristig auch e-com Aufträge aus meinem Lager versenden oder als Logistikdienstleister neue Branchen bedienen, so kommen noch einmal andere funktionale Anforderungen hinzu, die dann absolut notwendig sind und nicht mehr nur „nice-to-have“ wären.
WMS-Systeme lediglich anhand einer Auflistung ihrer verfügbaren Funktionalitäten zu vergleichen wäre jedoch zu kurz gegriffen. Anstatt sich an der Funktionalität im System zu richten, sollte man sich von der Prozessseite nähern. Und hier treten wir ein in das ständige Konfliktfeld: „Folgen die Prozesse dem System oder passt sich das System an die Prozesse an“? Folge ich dem System-Standard, so habe ich wenig(er) Anpassungen (und folglich geringeren Implementierungsaufwand), und muss mir keine Gedanken in Sachen Upgrade- und Release-Fähigkeit machen. Andererseits muss ich aufgrund eines solchen Standards ggf. meine Prozesse verbiegen und kann die Abwicklung nicht voll optimieren. Auf die Dauer summieren sich hier Produktivitätsverluste.
Um den Gedanken abzuschließen: Ein gutes WMS zeichnet sich dadurch aus, dass es bereits in seinem Standard sehr gut die Prozess- und IT-Anforderungen einer Lagerabwicklung abdeckt. Und ihr merkt: Diese sind immer kundenindividuell. Womit wir wieder beim Thema von oben wären: Was für mich „gut“ ist, passt nicht unbedingt genauso gut für andere Logistikabwicklungen.
„Ein gutes WMS zeichnet sich dadurch aus, dass es bereits in seinem Standard sehr gut die Prozess- und IT-Anforderungen einer Lagerabwicklung abdeckt.“
Technische Merkmale
Ein gutes WMS sollte auf den neusten technischen Standards basieren. Insbesondere die Schnittstellen-Kompatibilität wird zum entscheidenden Faktor. Während man früher primär die Schnittstelle zum übergeordneten ERP-System betrachtet hat, gestaltet sich die System-Landschaft vieler Unternehmen heute weitaus komplexer. Diverse Systeme werden miteinander verbunden, Daten werden ausgetauscht, fließen zusammen, werden analysiert und ggf. zurückgespielt.
Wer hier ein älteres WMS mit veralteten Schnittstellenformaten im Einsatz hat, gerät schnell ins Hintertreffen. Oder erschwert die Implementierung von innovativen digitalen Lösungen am Markt. Denkt man an all die Automatisierungs-Technologien, die es heute in der Lager-Logistik gibt: Alle möglichen Arten von Shuttles, Behälterlagern, Robotern, AMRs, AGVs und wie sie alle heißen. Allesamt großartige Lösungen. Nur müssen diese nicht nur fahren, lagern und transportieren, sondern eben auch software-technisch angebunden und angesteuert werden. Blöd, wenn man da aufgrund von fehlender Kompatibilität noch Komplexität in ohnehin schon komplexe Konstellationen und Prozesse bringen muss.
Auch hier darf man noch mal auf den vorigen Punkt mit dem funktionalen Umfang zurückblicken: Habe ich all diese Technologien (und die damit verbundenen Prozesse und WMS-Anforderungen) bereits im Blick gehabt, bei der Betrachtung des notwendigen funktionalen Umfangs.
Spricht man von technischer Ausprägung, dann kann man auch auf den Vergleich von on premise und cloud Lösungen eingehen. Die cloud Variante Sofware-as-a-Service (SaaS) kann mir mit neuen Releases noch weitere und/oder verbesserte Funktionalitäten zur Verfügung stellen. Für Wartung und Upgrades braucht man keine eigenen IT-Ressourcen mehr, und skalierbar sind die Lösungen auch. Dennoch muss man insbesondere bei SaaS-Lösungen den Aspekt im Blick behalten, dass man sich hier auf ein Standard-System einlässt und die Möglichkeiten individueller Entwicklung und Entfaltung eingeschränkter sind. Ob diese Variante die bessere ist, hängt entscheidend von Komplexität, Automatisierungsgrad, und Volumen der Logistikabwicklung ab. Ein mittelständisches Unternehmen wird diese Aspekte sicher anders bewerten als ein globaler Großkonzern.
Flexibilität
Die Wellen von sich wandelnden Supply Chains kommen auch in der Lagerlogistik an. Folglich ist auch hier ein großes Maß an Flexibilität gefragt. Diese geforderte Flexibilität kann sich in vielen Ausprägungen bemerkbar machen. Dies können beispielsweise neue Prozesse im Lager sein, eine sich verändernde Auftragsstruktur oder Auftragsvolumen, das Ziel der Schaffung von mehr Transparenz über die Supply Chain, etc. Die Anforderungen sind vielfältig, und idealerweise kann ein gutes WMS vieles davon abdecken. Hier hilft es, wenn man die beiden oberen Punkte (breites Spektrum an Funktionalitäten und Schnittstellenkompatibilität) schon berücksichtigt hat. Aber Flexibilität kann sich durch noch weitere Aspekte auszeichnen. Beispielsweise dadurch, wie konfigurierbar ein WMS ist. Welche Einstellungsänderungen kann mein Team selbst durchführen, ohne dass der Lieferant hinzugezogen werden muss. An welcher Stelle lassen sich beispielsweise konfigurierbare Parameter einbauen, die man selbst verändern kann. Ein Beispiel wären Begrenzungen bei der Erstellung von Pick-Wellen auf Auftrags- oder Positionsebene. Oder welche Pickvolumen einer Person in der Kommissionierung automatisch zugeteilt werden.
Ein Aspekt, der vielleicht nicht unbedingt ein gutes WMS auszeichnet, aber eben einen guten WMS-Lieferanten: Gibt es noch weitere Module oder Lösungen im Anbieter Portfolio, die in der Zukunft vielleicht relevant sein könnten. Denken wir an Yard Management, Transportation Management oder Labor Management. Berücksichtigen könnte man ebenso die Frage, wie innovativ ein WMS-Anbieter im Allgemeinen ist. Ganz besonders interessant bei SaaS Lösungen, wo man solche Innovationen vielleicht sogar im Rahmen des subscription Modells abgreifen kann.
Vielleicht ist der WMS-Anbieter auch im Bereich KI aktiv und es sind KI-gestützte Algorithmen zu erwarten, die beispielsweise meine Herausforderungen im Auftragsmanagement lösen könnten. Auch dieser Aspekt mag nicht für alle Logistikabwicklungen von großer Bedeutung sein. Je komplexer die Supply Chain eines Unternehmens jedoch, desto mehr macht es Sinn auch diese Faktoren zu berücksichtigen.
Benutzerfreundlichkeit
Dieser Aspekt rückt meiner Meinung nach immer mehr in den Vordergrund, insbesondere dann, wenn sich verschiedene WMS in ihrem funktionalen Umfang kaum unterscheiden. Ein gutes WMS sollte intuitiv zu bedienen sein; mit übersichtlichen Anzeigen und verständlicher Dialogführung. Man sollte nur das sehen, was man für diese eine Transaktion tatsächlich braucht. Die vielen anderen Informationen und Icons, die vormals viele Screens überladen haben, rücken dezent in den Hintergrund. Und genau da sollten sie auch noch sein.
Ein gutes WMS ist vom Prozess her gut durchdacht und erlaubt es, direkt aus dem Standard-Prozess in weitere Übersichten oder Sonderprozesse abzuspringen, aber dies, ohne den Standard-Prozess Dialog zu überladen.
Auch Schulungsmaterial und Anleitungen kann man im weiteren Sinne noch zur Benutzerfreundlichkeit hinzuzählen. Während man früher noch mit Online-Hilfen und Anleitungen begeistern konnte, gehören heute Chat Bots, die mich anleiten und durch komplette Transaktionen führen zu den neusten Trends – und bald wahrscheinlich schon zum festen Bestandteil eines guten WMS.
Last but not least, bekommen auch die Themen Fachkräftemangel und Fluktuation bei der Benutzerfreundlichkeit Relevanz. Ein übersichtlich gestaltetes System ermöglicht es, neues Personal schnell und einfach einzuarbeiten. Vielleicht sind Dialoge gar in diversen Sprachen verfügbar. Gelingt es mir in der heutigen Zeit kompetentes Personal zu finden, so möchte ich es auch halten und nicht mit einem umständlichen, altmodisch wirkenden WMS frustrieren und gar wieder verlieren.
Manche WMS-Anbieter haben gar schon das Thema Gamification für sich entdeckt. Hier wird aus der Kommissionierung ein Wettbewerb, ein „Spiel“, das bei Laune halten und gleichzeitig anspornen soll. Ganz egal, wie weit man es treiben möchte, Benutzerfreundlichkeit ist einer der Key Faktoren, eines guten WMS. Ähnlich wie bei dem funktionalen Umfang sollte man sich die Frage stellen, was das Team und die Operation heute und in zehn Jahren braucht oder gar fordern könnte. Ziel muss es sein optimal zu unterstützen, nicht zu überfordern und keinesfalls zu frustrieren.
„Ein gutes WMS sollte intuitiv zu bedienen sein; mit übersichtlichen Anzeigen und verständlicher Dialogführung.“
Das nehmen wir mit
Zunächst einmal würde ich sagen ein gutes WMS ist von Softwareentwicklern programmiert, aber von Logistik-Experten durchdacht und designed. Es zeichnet sich durch ein funktionales Spektrum aus, welches heute und auch morgen zu meinen Anforderungen passt. Es liefert mir jedoch nicht nur eine Sammlung von (Standard-) Funktionalitäten, sondern auch die entsprechenden individualisierten Dashboards und Monitoring Funktionen, die für den Leitstand unerlässlich sind, um die täglichen logistischen Herausforderungen zu meistern. Es gefällt oder idealerweise begeistert sämtliche Anwender*innen. Es ist flexibel und ermöglicht mir die Anbindung von Automatisierungstechnologien und anderen digitalen Tools und Lösungen. Es ist ein gut passendes Puzzleteil in einer immer komplexer werdenden Supply Chain und einer wachsenden Systemlandschaft.
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